電子帳簿保存法対応のポイント＠中小企業

2023-05-23

テーマ：経営を守る情報

 

電子インボイス

電子帳簿保存

 

テレビコマーシャルを含め、経理面での電子化にまつわる情報を目にしない日はありません。

 

人手不足もあいまって、相当の事業規模を有する大手企業にとって経理面でのIT活用は避けては通れないことと思います。

 

一方の中小企業は？

 

弊社で今年からサービス提供を開始し始めている「経理合理化＆経理代行」も着実にご利用いただく企業様が増えています。

 

従業員規模が50名を超える企業もありますが、一方で、従業員様がお一人のみ、といった企業様もご活用頂いています。

 

・経費精算の手間が減った

・試算表が翌月にまとまるようになった

・経理担当者の急用や体調不良にも対応できるようになった

 

といった効果があります。

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この「電子化」という世界は、中小企業の場合、「取引」の分野と「保存」の分野に分けた方が良いのではと感じています。

 

経費精算を例にした場合、

経費を使い、それを会社で精算するという「取引」があり、

その取引の領収書を「保存」する、

というふたつの局面があります。

 

預金との連携機能のある会計ソフトや経費精算アプリなどが普及し始めていますが、その事後処理とでもいうべき書類の「保存」の面では費用に見合う効果を見いだせず、まだまだハードルが高いのが実情です。

 

「保存」の面は電子帳簿保存法にてルールが決められています。

 

ジャンルは４つになります。

１,帳簿の電子保存・・・元帳、仕訳帳、仕入帳などの主に「帳」のつくものが対象

２,書類の電子保存・・・紙で発行した請求書、納品書等の元データ（Excelなど）が対象

３,スキャナ保存・・・紙で受領、発行した請求書、納品書等が対象

４,電子取引の保存・・・電子で（メールやダウンロード形式で）受領、発行した請求書、領収書が対象

 

それぞれのジャンルで適合するための要件が求められており、全て満たせばペーパーレスを実現できます。

 

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実務的には、「1」は帳簿の話ですので日常からボリュームがかさんで困っているケースは多くはないと思います。

やはりまずは「2」「3」が対応を図りたいジャンルであり、「4」は来年1月より対応が義務となります。

 

その対応面でキーになるのは「検索要件」で、

ア：日付、金額、取引先を検索できる
イ：日付と金額は範囲指定して検索ができる
ウ：AAかつBBというような組み合わせ検索ができる

という３つの要件を満たす必要があります。

 

ここが単純にスキャナでPDF保管、では対応したことにならない大きなハードルになります。

 

もっとも、検索要件を満たしていなくても電子帳簿保存法に対応できるコースもありますが、

「税務調査時にダウンロードの求めに応じる」ことが条件となっています。

 

税務調査に関しては、どんな資料を署に持って帰っているか弊社で把握できなくなるため、現場で完結させる（資料を持って帰ってもらわない）ことを原則としていますので、ダウンロードの求めに応じる、というのは違和感があります。署に戻ってもう一度調査が出来ることになる訳ですし、、、。

 

したがって中小企業にとっては、今のところは経理DXの「保存」の面は様子見（検索要件を満たせるリーズナブルなソフト、アプリの登場を待つ）とし、

その手前の「取引」の面において、

・電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使う

・とにかく手書きをなくす

・とにかく現金で動く頻度をなくす

・プリペイド式カードを導入する

・経費精算アプリを使う

・それらの連携させる

という形で活用を図ることが先だと考えております。

 

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お客様向けのセミナー資料も出来上がってきました。

またご案内申し上げます。

二十四節気の「立夏」が過ぎ

2023-05-10

テーマ：まつおの畑作日記

マルチで覆って植え付け準備完了！

 

 

 

朝晩も暖かくなってきて、分かりやすく苗も芽を出し始めました。

 

 

 

税務調査に強い体質をつくるには？

2023-05-09

テーマ：経営を守る情報

 

経営者の皆様とお話ししていますと、税務調査が増えているらしいね、といったお声かけを頂くことが増えたように感じます。

 

当然、コロナ蔓延の最中においても調査は実施されていましたが、今年に入って増えていることは確かです。

 

着眼点としては、

・現金が動くという側面から「資産の下取り」関係のチェック

・個人との境目の観点から「ネット販売」関係のチェック

・反復継続するという側面から「源泉徴収」「印紙関係」のチェック

が重点的になされているように思います。

 

また、マイナンバーで税務調査は厳しくなるの？というお問い合わせも、、、。

 

そもそもマイナンバーは憲法13条のプライバシー権を違法に侵害しているとして、マイナンバーの利用差し止めを求めた訴訟が各地で起こされていました。

しかし先日、最高裁において請求が棄却されています。（2023年3月）

 

その内容は、番号利用法は、

・情報管理の効率化

・情報利用の効率化

・情報連携の迅速化

 

を実現することによって、

・行政運営の効率化

・給付と負担の公平性

・国民の利便性向上

を図ることを目的とするものであり、正当な行政目的を持っていると指摘しています。

 

私の過去のセミナー資料を見返すと、平成27年ごろにマイナンバーセミナーを複数回開催させて頂いており、その時にも「マイナンバーで税務調査も厳しくなるのでは？」というご質問をいただくことが多かったように記憶しています。

 

その度に、そんなことはなく、現時点でもマイナンバーがなくても情報の裏付け行為は厳格に行われており、粛々と事業に邁進しましょう、とお答えしておりました。

 

企業側としては過度に税務調査を意識する必要はなく、何よりも「内部統制」の体制を構築し続ける不断の努力が必要です。

 

結果として税務調査対応も格段に強くなります。

 

内部統制とは不正の起きにくい体制作りはもちろん、

・間違いが起きないように

・異変があってもすぐに気が付けるように

組織を整えていくことにあります。

 

その内部統制のキモは、

・管理（現金や預金そのものや残高の管理）

・決裁（請求してor払っていいものかどうかの判断）

・記帳（決済後の現預金の動きを付ける）

の機能（担当者）を分ける、という点にあります。

 

しかし人的資源の限られた中小企業には、３者を分けるのには限界があり兼任せざるを得ないのが通常ですので、定期的にチェックが入る仕組みで対応していかざるを得ません。

 

自社は管理と決裁に集中し、記帳はアウトソーシングするケースも徐々にですが増えています。

 

企業にとっての税理士の位置づけも変わっていくでしょう。

 

内部統制の構築は企業をとりまくあらゆるリスクの管理であり、ハッキリ言ってキリのない世界ですが、不断の企業努力を続けることで金融機関が個人保証を外すかどうかの判断の際にも必ず役に立つはずです。

「経営者保証求めません」 地銀、相次ぐ融資慣行見直し

 

弊社も税務会計や資金繰り改善のご支援のみではなく、中小企業が内部統制を確立するにあたってのパートナーシップをご提供できるよう注力していかなければならないと考えております。